文/詹天賜

四、計劃  

計畫是程序學派的核心職能, 也是一切管理職能的思考起點。實際上, 計劃可以看成是組織未來行動的藍圖, 它關聯著任何的組織、協調、指揮、控制等各職能的實際運作。因此, 計劃在某種程度上, 包含了各職能的概略運作, 也使得計劃成為各職能中最為複雜、也是難度最高的管理工作。正如論文計劃書一般, 當一位研究生能提出一個真正可行的計劃書時, 實際上它代表著他已能界定研究問題、決定研究方法, 並能預期研究結果。當然, 這個階段通常需要指導教授較深度的介入, 因此這也代表著研究計劃的擬訂, 指導教授常扮演著較關鍵的角色。換言之, 計劃通常代表著規劃者 (或規劃團隊) 具有較充分的，有關組織整體運作的知識與經驗, 不論是過去或現在, 乃至對未來的一些想法與做法, 都包含在計劃之中。

在實務上, 我們可以依時間把組織的計劃分成短期計劃、中期計劃及長期計劃。短期計劃一般指一年內的計劃, 中期計劃通常指3-5年的計劃, 而長期計劃則大致指5年以上的計劃。一般而言, 中期計劃係依據長期計劃而來, 而短期計劃則通常為年度而計劃。而在學界, 則較傾向將計畫分成策略規畫與作業計畫二種, 其中作業計畫為短期計畫, 受限於目前的資源, 而策略計畫則為長期計畫, 不受限於企業目前的資源、劣勢。因為在組織長期規劃中, 它可以在較長的期間中, 獲取必要的資源, 也可以透過學習、調整或併購的方式, 將組織原屬劣勢的部份轉為優勢, 因此策略規劃可以在較不受現有資源的限制下，作出更具挑戰性的未來行動藍圖。

計劃的程序

一個理性的計畫程序通常包含: (1) 設定目標 (2) 提出各種可行方案, 以達成設定的目標 (3) 評估與選擇可行方案 (4) 擬訂細部計劃將選定的方案付諸實現 (5) 評估並確保方案是否依計畫實行

設定目標的方法, 主要係依據對環境理性預測的結果, 來設定組織的目標。實際上, 預測是一種將未來的不確定性暫時「視為」確定性的做法, 當有更多証據或情勢出現時, 可隨時修正原有的預測值。計劃是針對未來, 而未來存在太多的不確定性, 這是計劃的難處, 而理性的規劃, 利用預測來面對、處理未來的不確定性, 可以說是一種巧妙的方式。組織各種環境的預測, 包含 (1) 經濟預測 : 全球、地區、國內、產業的經濟成長、景氣循環等 (2) 社會預測 : 人口結構變化, 社區發展、社會福利等 (3) 技術預測 : 未來技術的發展 (4) 政府政策預測 : 評估政府政策各種政策對組織的影響, 含財經政策  (經濟發展、金融、財稅、補貼等政策) 及社會政策、教育政策、國防政策、人口政策、環保政策等。(5) 產業預測: 對組織所屬產業的發展 (6) 競爭對手的策略研判等。

環境對組織的影響極大, 因此組織在設定目標時, 必須要考量能顯著影響組織的環境因素。例如對於今日的教育產業, 由於過去推廣家庭計劃有成, 出生人口較過去大幅減少, 而高等教育的普及, 使得今天許多大專院校供過於求, 導致最低錄取分數到了令人憂心的地步。由此可知, 人口結構的變化, 對今日的教育產業已產生重大影響, 許多大專院校均應及早提出對策, 以確保組織本身能生存發展下去。而許多慈善團體的運作, 也有賴各方的捐款, 以推展其慈善事業。而捐款的多寡, 與經濟景氣的變化及其它慈善團體 (可視為競爭對手) 的成長亦有極大的關聯, 因此如何深入參訪、瞭解一些較成功的慈善團體的做法, 對慈善組織而言, 也是很重要的課題。

至於預測方法與工具, 則包含各種量化方法, 如各種數學模式、隨機模式、計量經濟模式等; 而質性方法則有專家意見、戴菲Delphi 方法等。其中戴菲方法為一種取得專家共識的方法, 例如要預測未來五年的資訊與網路的可能技術時, 先選取能代表這個領域的一些專家, 然後請問這些專家對未來技術的看法。再將這些專家的意見彙整, 將共同意見及不同意見皆呈現出來, 然後請這些專家們過目後再表達意見。如是過程反複進行時, 將產生更多的相同看法, 而形成這群專家的共識。

在設定目標之後, 就要提出各種可行方案, 以達成設定的目標。達成目標的方法與途徑可能很多, 學界及實務界也累積了許多形成方案的知識與經驗, 例如在策略管理中, 就有許多可資採行的有關方法與途徑的見解。實際上, 每個組織面臨的環境條件各不相同, 因此, 組織也會累積不少相關的經驗。由於這些過去的經驗可能受限於過去的所見所思, 因此在這個階段最主要的是要能多提出可行方案, 故如何鼓勵發揮想像力, 進行創造性的思考, 以提出新方案, 有時常成為一個關鍵性的問題。換言之, 對管理而言, 這個階段有賴於集思廣益, 這也是管理係透過他人或眾人完成事情的一種極佳詮釋。

各種方案形成後, 接著就要由這些競爭方案中選取一個方案付諸實施, 其它方案則可列入備用方案。抉擇的過程, 常是一個充滿爭論的過程, 對於未來的不確性, 各方案著眼的觀點及研判可能各不相同, 在複雜動態的環境下, 方案本質上不是誰對誰錯的問題, 每個方案都有其言之成理之處, 故當多方案形成進入抉擇時, 方案的優越處及其風險, 均可透過公開討論或爭辯而更加清晰。最後決策者必須承擔風險, 決定方案, 這也是負實際經營成敗責任的管理者必要的抉擇。

方案決定後, 即可依之擬訂詳細的計畫以付諸實現, 而這些細部的計畫通常由各部門來擬訂及執行。例如一個大專院校決定成立一個新系所時, 可能要先在所屬學院之下成立籌備處, 以擬訂細部計畫, 包含建築、設備、師資、圖書等各方面, 以提出較完整的細部規劃, 作為未來行動的依據。

事實上, 由於今日環境的複雜性及動態性, 使得未來永遠具有高度的不確定性, 因此很難存在著一個完美的計畫。在計畫付諸實施後, 很可能發現各部門很難達到預期的目標或績效設定, 這時應仔細評估是否應調整原先設定的目標值, 或調整資源狀況, 增加更多資源的投入, 以達成原先設定的目標。

綜言之, 計劃是管理的一個最核心職能, 一個理性的計劃有其合理的程序, 不同學者可能會提出不同的程序, 但大致包含了理性的預測、目標的設定, 到方案的形成、抉擇、實施、評估等內涵。